如何正确处理个人借支的会计记账？

在日常经济活动中，个人借支是常见的资金往来场景，其会计处理需严格遵循复式记账原则。这种业务涉及资产类与负债类科目的联动变化，核心在于准确区分借款性质与资金流向。无论是员工预支差旅费，还是企业向个人短期融资，都需要通过规范的会计分录反映资金流动轨迹。

一、个人借支时的会计处理

当员工因公需预支款项时，企业资产形态从货币资金转化为应收债权。根据会计等式资产=负债+所有者权益，此时应编制以下分录：借：其他应收款-个人借款
贷：库存现金/银行存款

例如采购员预借差旅费5000元，需通过银行转账完成。此时：借：其他应收款-张三 5,000
贷：银行存款 5,000
该分录表明企业其他应收款增加（资产类科目借方登记增加），同时银行存款减少（资产类科目贷方登记减少）。

二、个人归还借款的会计处理

借款人完成业务后归还资金时，需通过反向分录冲销原债权。特别注意若存在差额，需根据实际结算金额调整相关科目：

1. 全额归还：
   借：库存现金/银行存款
   贷：其他应收款-个人借款
2. 部分归还并核销费用：
   借：管理费用（实际报销金额）
   借：库存现金（退回剩余现金）
   贷：其他应收款-个人借款（原借款总额）

例如张三报销差旅费4800元并交回200元现金：借：管理费用-差旅费 4,800
借：库存现金 200
贷：其他应收款-张三 5,000
该处理既反映了费用发生，又完整记录了资金回收过程。

三、特殊场景下的注意事项

借款性质判定直接影响科目选择：

• 企业向个人借款：应使用其他应付款科目。例如企业向股东短期拆借10万元：借：银行存款 100,000
  贷：其他应付款-股东借款 100,000
• 长期挂账处理：超1年未收回的借款需转入营业外支出，并计提坏账准备。会计分录为：借：信用减值损失
  贷：坏账准备

四、会计控制要点

1. 原始凭证完整性：借款单需包含借款人签字、审批流程、用途说明等要素
2. 定期对账机制：每月末核对其他应收款明细账与借款人确认函
3. 税务处理规范：个人借款超1年未用于生产经营的，需按股息红利计征20%个人所得税

通过精准的科目运用与流程控制，既能保障企业资金安全，又能满足会计准则与税务合规要求。会计人员需特别注意借贷方向的判定，牢记"资产借增贷减，负债贷增借减"的记账法则，确保每笔业务都真实反映资金运动本质。