如何通过借贷分录实现备用金的精准核算与管理？

企业日常运营中，备用金作为应急支出的缓冲资金，其会计核算直接影响财务透明度与资金安全。备用金本质是企业预先拨付给部门或个人的小额周转现金，主要用于差旅费、办公用品采购等零星开支。规范的会计分录不仅能清晰反映资金流向，还能通过借贷平衡机制实现账实相符，为后续审计与成本控制奠定基础。

备用金的设立是核算流程的起点。根据资金拨付方式不同，会计分录呈现差异：当从银行账户提取现金设立备用金时，需通过其他应收款科目中转核算。核心记账公式为：
借：其他应收款——备用金
贷：银行存款
这种处理方式既保留了资金流转轨迹，又将备用金与常规现金账户隔离，便于专项管理。例如企业拨付10,000元备用金时，需完整记录资金从银行账户到备用金账户的转移过程。

备用金的使用与核销需遵循权责发生制原则。员工支取备用金时，应根据实际用途匹配费用科目：

• 支付差旅费：
  借：管理费用——差旅费
  贷：其他应收款——备用金
• 采购办公用品：
  借：管理费用——办公费
  贷：其他应收款——备用金
  每笔支出必须附有合规票据，确保费用归属准确。若备用金余额不足，补充资金时需重复设立分录，保持备用金账户额度稳定。

定期清算与余额管理是防范资金风险的关键环节。月末或备用金周期结束时，财务人员应核对备用金账户：

1. 计算实际支出总额与票据金额
2. 收回未使用余额：
   借：银行存款
   贷：其他应收款——备用金
3. 补充短缺部分：
   借：其他应收款——备用金
   贷：银行存款
   这种双向调节机制能有效解决备用金账户的账实差异。对于长期挂账的未核销金额，需转入管理费用科目并启动追责程序。

规范的备用金管理需建立双重控制机制：在会计核算层面严格执行借贷记账法，在制度层面实施预算审批、票据审核、定期轮岗等内控措施。财务人员应特别注意费用归属准确性与票据完整性，避免出现“以拨代支”或“白条抵库”等违规操作。通过将备用金纳入其他应收款科目专项核算，企业既能满足小额支付灵活性，又能确保资金流向全程可追溯。