现金盘亏时如何正确处理会计分录？

在日常财务工作中，现金盘亏是财产清查的常见问题。当实际库存现金金额小于账面记录时，需通过规范的会计处理反映资产真实状况。根据会计准则，该过程需分批准前和批准后两阶段完成，并依据不同原因调整对应科目。以下是具体处理逻辑及常见场景解析。

一、现金盘亏的会计处理流程

现金盘亏的核心处理原则是：通过待处理财产损溢科目实现账实过渡，最终根据责任归属结转损益。

1. 发现盘亏时（批准前）：
   借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
   贷：库存现金
   此步骤将短缺金额从库存现金转入过渡科目，保持账面与实际的对应关系。
2. 批准处理后：
   根据核查结果分两种情况：

• 若存在责任人赔偿或保险理赔：
  借：其他应收款——××个人/保险公司
  贷：待处理财产损溢
• 若无法查明原因（如管理漏洞）：
  借：管理费用——现金短缺
  贷：待处理财产损溢

例如：某公司盘点发现短缺500元，其中300元系员工操作失误需赔偿，剩余200元原因不明。最终分录为：
借：其他应收款——员工 300
管理费用 200
贷：待处理财产损溢 500。

二、实务操作的注意事项

1. 科目使用规范：
   • 其他应收款仅用于明确责任人或保险赔付部分，不可与营业外支出混用。
   • 管理费用反映企业日常经营中的管理疏失，而非自然灾害等非常损失（此类情况需通过营业外支出处理，但现金盘亏极少涉及）。
2. 税务处理差异：
   与存货盘亏不同，现金短缺无需转出进项税额，因其不涉及增值税抵扣链条。
3. 时间性要求：
   所有盘亏事项应在期末结账前完成审批，确保待处理财产损溢科目余额清零。

三、典型错误案例分析

错误案例：某企业将台风导致的现金损失1000元全额计入营业外支出。
错误根源：混淆了现金盘亏与存货/固定资产毁损的处理逻辑。根据准则，现金短缺无论是否属于自然灾害，均按责任归属处理，营业外支出仅适用于无法追责的固定资产或存货毁损。
正确处理：若台风导致现金灭失且无保险赔偿，应全额计入管理费用，因其仍属于管理层面的资产保护缺陷。

四、试题常见考点归纳

1. 分录编制题：
   • 给定盘亏金额和原因比例（如"短缺800元，60%由保管员赔偿"），要求编写完整分录。
   • 关键陷阱：是否扣除保险赔偿、是否误用营业外收入/支出科目。
2. 概念辨析题：
   • 区分现金盘亏与存货盘亏的税务处理差异（如进项税额转出）。
   • 比较待处理财产损溢在现金、存货、固定资产中的结转路径。

掌握上述要点后，考生需重点练习多阶段分录衔接及科目适用性判断，避免因流程断裂或概念混淆失分。