如何根据短缺原因编制会计分录？

企业在日常经营中常会遇到存货或现金短缺问题，这类业务需通过待处理财产损溢科目进行核算。该科目属于资产类科目，用于清查财产时记录盘盈、盘亏和毁损的价值。初始发现短缺时需按实际短缺金额调整账面，待查明原因后再根据责任归属或损失性质转入相应科目。以下分场景说明具体处理流程。

一、短缺初始确认与科目设置

无论商品、存货或现金短缺，均需先通过待处理财产损溢科目挂账，确保账实相符：借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
贷：库存商品/原材料/库存现金
此步骤适用于购进商品验收短缺、库存盘点差异或现金清查短缺等情况。例如，购进材料入库时发现短缺，需按实收数量调整在途物资，短缺部分转至待处理科目。

二、查明原因后的分情形处理

1. 责任人赔偿或保险公司赔付

若短缺由人为过失或可获保险赔偿，需确认其他应收款：借：其他应收款——责任人/保险公司
贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
例如，商品运输途中因事故损坏且保险公司承担部分损失，剩余部分由责任员工赔偿。

2. 自然损耗或管理不善

无法追责的短缺需根据性质计入费用：

• 正常损耗（如合理范围内的商品损耗）：
  借：管理费用
  贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
• 非正常损失（如管理漏洞导致的短缺）：
  借：营业外支出
  贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
  例如，现金短缺无法查明原因时，最终转入管理费用。

3. 涉及增值税的特殊处理

若短缺商品原已抵扣进项税额，需做进项税额转出：借：待处理财产损溢
贷：应交税费——应交增值税（进项税额转出）
此操作常见于购进商品非正常损失，需调整税务账面。

三、特殊场景的会计分录调整

1. 赊购验收短缺

赊购存货验收时发现短缺，需同步调整应付账款与存货价值：借：应付账款——供应商
贷：在途物资/原材料
若供应商补货，则反向冲回分录。

2. 商品盘亏的进销差价处理

零售企业采用售价核算时，需同步调整商品进销差价：借：待处理财产损溢
　　商品进销差价
贷：库存商品
例如，某商品账面短缺180元，上月进销差价率15%，则需冲减差价27元，剩余部分计入损失。

四、操作要点与风险提示

1. 及时性：短缺发生后需尽快查明原因，避免长期挂账影响报表准确性；
2. 证据链：需保留盘点记录、责任认定书、保险单等原始凭证；
3. 税务合规：非正常损失需在会计与税务处理中同步体现进项税转出；
4. 系统辅助：使用财务软件（如好会计）可自动化完成分录生成与数据校验，减少人工差错。

通过上述流程，企业可系统化处理短缺业务，确保财务记录真实反映经营状况，同时为内控优化提供数据支持。