企业归还个人借款时应如何正确编制会计分录？

在企业日常经营中，归还个人借款是常见的经济业务。这类业务的会计处理需严格遵循复式记账原则，确保资金流动与科目平衡。根据借款性质的不同，会计分录的编制方式存在差异，同时需关注税务合规性与单据管理。以下从核心流程、科目选择及风险规避三个维度展开分析。

一、核心会计处理流程

当企业向个人归还借款时，会计分录需根据借款初始记录科目进行调整：

1. 借款时计入其他应付款
   若初始借款通过其他应付款科目核算，还款时应冲减负债：借：其他应付款——个人姓名
   贷：银行存款/库存现金
   例如归还B个人5万元借款，分录为：借：其他应付款——B个人 50,000
   贷：银行存款 50,000

2. 借款时计入短期/长期借款
   若借款合同明确属于融资性债务且期限超过1年，需使用长期借款科目：借：长期借款
   贷：银行存款
   但实务中，企业向个人借款更建议通过其他应付款核算，避免混淆金融机构借款性质 。

二、利息处理的特殊情形

若借款涉及利息支付，需额外处理利息费用与代扣代缴个税：

1. 利息支付分录
   借：财务费用——借款利息
   贷：银行存款
   贷：其他应付款——代扣代缴个税
   例如支付利息1万元，按20%税率代扣代缴：借：财务费用 10,000
   贷：银行存款 8,000
   贷：其他应付款——代扣代缴个税 2,000

2. 税务处理要点

   • 利息收入需按财产性收入缴纳20%个税，企业负有代扣义务
   • 若属于股东无偿借款，可能被税务机关核定利息收入征税
   • 债务利息在合同法框架下存在免税例外，但需提供完整合同证明

三、风险控制与单据管理

规范操作需同步完善业务流程与档案管理：

1. 必备单据清单

   • 借款协议（明确金额、利率、期限）
   • 银行转账凭证（显示资金流向）
   • 还款收据（包含双方信息、金额、签章）
   • 利息计算表及完税凭证

2. 操作流程优化

   • 签订书面合同规避法律风险
   • 通过对公账户转账留存交易痕迹
   • 每月核对其他应付款明细账与合同台账
   • 定期清理长期挂账借款，避免税务稽查风险

值得注意的是，实务中部分企业错误使用其他应收款科目核算个人借款，导致资产负债表失真。例如将股东借款计入其他应收款，可能引发股东抽逃资金的监管风险。因此，科目选择需严格遵循会计准则，区分债权债务性质。通过规范会计分录编制与配套管理措施，企业可在完成还款操作的同时，有效控制财务与税务风险。