如何正确处理保管不善导致的存货盘亏会计分录？

存货盘亏是企业资产管理中的常见问题，而保管不善作为主要诱因之一，其会计处理既涉及资产价值调整，又关系到增值税和企业所得税的税务处理。根据现行会计准则，这类业务需通过待处理财产损溢科目进行过渡核算，最终根据责任认定将损失计入相应科目。值得注意的是，保管不善导致的存货损失属于非正常损失，必须进行增值税进项税额转出处理，这与自然损耗或计量误差等正常损失存在本质区别。

一、理论框架与核心概念

在会计处理中，保管不善特指因仓储管理缺陷导致存货被盗、霉变或损毁的情形。根据《企业会计准则》，此类损失需遵循以下处理原则：

1. 待处理财产损溢作为过渡科目，用于归集盘亏存货的账面价值及增值税调整金额
2. 进项税额转出适用于已抵扣进项的非正常损失，转出金额按存货成本×适用税率计算
3. 最终损失应根据责任划分分别计入管理费用（企业承担部分）和其他应收款（责任人赔偿部分）

特别需要注意的是，自然灾害等不可抗力因素造成的损失虽也计入营业外支出，但其进项税额无需转出，这是区分保管不善损失的关键点。

二、具体会计分录流程

处理流程分为报批前核算与审批后结转两个阶段：

第一阶段：发现盘亏时

1. 确认存货账面价值及增值税调整：借：待处理财产损溢（存货成本+进项转出额）
   贷：原材料/库存商品（账面成本）
   　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出）（成本×税率）

示例：某企业盘亏原材料10,000元（税率13%），分录为：
借：待处理财产损溢 11,300元
贷：原材料 10,000元
　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,300元

第二阶段：审批处理后

1. 划分责任承担比例：

• 若确定责任人赔偿50%：
  借：其他应收款 5,650元（11,300×50%）
  　　　管理费用 5,650元
  贷：待处理财产损溢 11,300元
• 若全额由企业承担：
  借：管理费用 11,300元
  贷：待处理财产损溢 11,300元

三、税务处理要点

1. 增值税处理：必须转出已抵扣进项税额，转出金额=存货成本×适用税率。如案例中10,000元原材料按13%转出1,300元
2. 企业所得税处理：税前扣除金额=存货成本+转出进项税-获赔金额。上例可扣除11,300-5,650=5,650元
3. 证明材料：需准备存货盘点表、内部责任认定文件、赔偿协议等，其中损失金额超过同类资产10%时，需留存管理层签章的损失说明

四、实务操作注意事项

1. 时间节点控制：应在发现盘亏的当期完成账务处理，避免跨期影响财务报表准确性
2. 科目使用规范：管理不善损失统一计入管理费用，不得混淆使用营业外支出科目
3. 赔偿处理技巧：若责任人分期赔偿，应通过"其他应收款"科目挂账，后续实际收款时冲减该科目
4. 系统衔接要求：在ERP系统中需同时调整库存模块数量与财务模块金额，确保账实联动

例如某食品企业因保管不当导致1吨原料霉变，成本15,000元（税率9%），会计处理为：
借：待处理财产损溢 16,350元
贷：原材料 15,000元
　　　应交税费—应交增值税（进项税额转出） 1,350元
审批后全额计入管理费用：
借：管理费用 16,350元
贷：待处理财产损溢 16,350元

通过上述处理流程，企业既能准确反映资产损失，又能满足税务合规要求。实务中建议建立存货盘亏处理台账，详细记录每笔损失的成因、处理依据和凭证编号，为内外部审计提供完整轨迹。对于高频发生保管不善损失的企业，应深入分析仓储管理漏洞，从源头上控制存货损失风险。