如何正确处理企业现金支出的会计分录？

现金支出作为企业资金管理的重要环节，需严格遵循权责发生制与现金管理制度进行核算。其核心在于准确匹配经济业务实质与会计科目属性，涉及费用报销、资产购置、薪酬支付等多元场景。根据2025年最新会计准则，现金支出需同步处理增值税进项税、个税代扣等税务事项，并通过现金日记账实现逐笔序时登记，确保账实相符。

一、基础现金支出分录模型

常规支出业务遵循借费用/资产，贷库存现金的核算逻辑：

1. 支付办公费用（500元）：
   借：管理费用——办公费 500
   贷：库存现金 500
   适用场景：小额零星采购符合现金支付限额（现行标准1000元）

2. 发放职工薪酬：
   借：应付职工薪酬——工资 30,000
   贷：库存现金 30,000
   配套操作：代扣个税需通过应交税费科目过渡

3. 预付差旅费：
   借：其他应收款——员工 3,000
   贷：库存现金 3,000
   后续处理：报销时冲减预付款并确认费用

二、差旅费全流程处理

差旅费核算需分阶段完成预借-报销-结算闭环：

1. 预借阶段：
   借：其他应收款——员工 2,000
   贷：库存现金 2,000

2. 报销阶段：

   • 实报金额＜预借款（例：花费1,600元）：
     借：管理费用——差旅费 1,600
     借：库存现金 400
     贷：其他应收款——员工 2,000

   • 实报金额＞预借款（例：花费2,500元）：
     借：管理费用——差旅费 2,500
     贷：其他应收款——员工 2,000
     贷：库存现金 500

三、银行账户联动处理

现金与银行存款互转需通过双向记账实现资金流追溯：

1. 提取备用金（1万元）：
   借：库存现金 10,000
   贷：银行存款 10,000
   操作要点：需填写现金支票并登记支票号码

2. 现金存入银行（5,000元）：
   借：银行存款 5,000
   贷：库存现金 5,000
   配套凭证：银行盖章的现金缴款单作为原始附件

四、特殊场景处理规范

异常现金支出需建立风险防控机制：

1. 现金短缺处理：

   • 发现时：
     借：待处理财产损溢 300
     贷：库存现金 300
   • 查明责任：
     借：其他应收款——责任人 300
     贷：待处理财产损溢 300

2. 超限额支付：

   • 突破现金支付标准（如支付5,000元货款）需转用银行结算
   • 违规支付需调整分录：
     借：应付账款 5,000
     贷：银行存款 5,000

五、风险控制与账务校验

三维管控体系确保核算合规：

• 限额管理：严格执行库存现金限额（通常3-5日零星开支）
• 凭证审核：现金支出须附发票、签收单等原始凭证
• 账实核对：每日终了进行现金盘点，差异即时处理

通过构建业务流-审批流-资金流三流合一的核算模型，可有效降低现金管理风险。建议企业每月编制《现金支出异常分析表》，重点监控大额现金支付（超标准50%）、频繁差旅预借（月均3次以上）等风险点，并运用RPA工具实现报销单据与分录的自动匹配。