如何正确处理他人垫付款的会计分录？

在日常经营中，企业常会遇到他人垫付款业务，这类经济活动的会计处理需要根据垫付主体和业务场景进行区分。根据会计准则，垫付款本质属于债权类科目，需通过其他应收款或应收账款核算，具体科目选择取决于垫付对象和业务性质。以下从实务角度解析不同场景的会计处理逻辑。

当员工为公司垫付费用时，企业需根据费用性质选择科目。例如员工垫付差旅费，初始垫付时通过其他应付款科目过渡，待报销时冲减该科目。具体分录为：员工垫付时借：管理费用/销售费用，贷：其他应付款——XX员工；报销支付时借：其他应付款——XX员工，贷：银行存款。若企业采用备用金制度，需先拨付备用金借：其他应收款——备用金，贷：银行存款，后续核销费用时再冲减备用金科目。

对于代客户垫付费用的业务，如销售商品时垫付运费，需将代垫金额与货款合并核算。支付时通过其他应收款记录债权，收回款项时冲销。典型分录为：垫付时借：其他应收款——代垫运费，贷：银行存款；与货款一并收回时借：应收账款——XX客户（含货款及运费），贷：主营业务收入，应交税费——应交增值税（销项税额），其他应收款——代垫运费。这种处理将代垫费用与销售业务关联，确保债权清晰。

在供应商代垫款项场景中，如采购商品时代垫运费，需区分发票开具方。若运费发票直接开给购货方，属于纯代垫业务，支付时借：其他应收款——代垫运费，贷：银行存款，收回后冲销。若运费发票开给本企业并入采购成本，则需借：原材料/库存商品，应交税费——应交增值税（进项税额），贷：银行存款，此时代垫款项实质构成存货成本。

特殊业务处理需注意三点：一是备用金制度下的循环使用，拨付时建立资产科目，核销时转费用科目；二是长期垫付款项需定期评估减值风险；三是代收代付业务需严格区分资金性质，避免混淆经营收支。所有垫付款项应及时清账，建议每月编制其他应收款账龄分析表，防范坏账风险。