现金短款发现时应如何进行会计处理？

在日常现金管理中，企业可能会遇到现金短款现象，即实际库存现金金额低于账面记录。这种现象既可能由操作失误、计算错误等客观原因引发，也可能涉及人为过失或管理漏洞。从会计处理角度来看，需通过待处理财产损溢科目进行过渡核算，并根据核查结果采取差异化的后续处理方式。

1. 现金短款的初始确认流程
   当发现现金短缺时，会计人员需立即进行审批前调账操作。此时应借记待处理财产损溢科目，贷记库存现金科目，将差额转入过渡账户。例如某超市当日现金短缺90元，会计分录为：
   借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢 90
   贷：库存现金 90
   这一步骤实现了账实相符的初步调整，为后续原因追溯提供核算基础。

2. 差异原因核查后的分类处理
   在完成内部审计或责任认定后，会计处理需根据核查结果分层实施：

• 责任人赔偿：若确认由收银员工作失误导致（如收银员严明造成30元短款），应通过其他应收款科目追偿：
  借：其他应收款——严明 30
  贷：待处理财产损溢 30
• 定额内损耗：企业若设定定额损耗标准（如每人每日5元），可对合理范围内的短款计入管理费用：
  借：管理费用 5
  贷：待处理财产损溢 5
• 非正常损失：对于超出定额且无法查明原因的差额（如杨静造成的55元超额短款），需全额计入管理费用或营业外支出：
  借：管理费用 55
  贷：待处理财产损溢 55

3. 特殊场景的延伸处理机制
   当短款涉及多环节责任时，会计处理需体现系统性。例如某收银员因操作失误导致顾客少找零40元，经核实后需进行双重处理：首先将差额转入其他应付款准备退还，待实际退款时再冲减现金：
   借：待处理财产损溢 40
   贷：其他应付款——李晓慧 40
   借：其他应付款——李晓慧 40
   贷：库存现金 40
   若涉及员工罚款，则需通过应付职工薪酬科目进行工资抵扣，实现经济责任的最终落实。

4. 内部控制的关键支撑作用
   有效的现金管理需要建立双重核查机制：前台收银系统自动记录交易流水，后台财务部门每日核对《营业结算明细表》。对于频繁出现短款的岗位，应实施岗位轮换或视频监控等控制措施。同时建议企业建立短款准备金制度，按营业收入比例计提风险准备金，平滑异常波动对利润表的影响。

从会计核算角度看，现金短款处理流程完整展现了权责发生制和实质重于形式原则的应用。通过待处理财产损溢科目的过渡性核算，既确保了会计信息的及时性，又为管理层提供了风险分析的数据支撑。实务操作中需特别注意原始凭证的完整性，如短款说明报告、责任认定书等附件的归档保存，以应对审计查验需求。