如何正确处理经费预支的会计分录？

经费预支是企业日常运营中常见的财务行为，其核心在于通过会计科目准确反映资金流动与权责归属。根据权责发生制原则，预支款项需通过其他应收款科目记录债权关系，实际费用报销时则根据用途调整对应科目。这一过程不仅涉及资产负债变动，还需要匹配收入与支出的时间差异。以下从预支流程、费用核销、特殊场景三个维度展开说明，帮助会计人员掌握实务操作要点。

经费预支阶段需明确资金流出与债权确认。当企业向员工或部门预支款项时，形成短期债权关系，此时会计分录为：
借：其他应收款——XX员工/部门
贷：银行存款/库存现金
该操作将资金划转记录为资产类科目的内部转移。例如预支差旅费5000元，需在其他应收款下设立明细科目跟踪款项用途。

费用核销阶段需区分费用性质与归属部门。当预支款项实际用于业务活动并取得合规票据时，会计分录调整为：
借：管理费用/销售费用/原材料（根据费用类型）
贷：其他应收款——XX员工/部门
例如预支款项用于购买办公用品，则借记管理费用科目冲抵债权。若实际支出超过预支金额，需补充支付差额部分并贷记银行存款。

特殊场景下需注意以下处理：

1. 工会经费预支：若企业预拨工会活动资金，会计分录为：
   借：其他应收款——工会
   贷：银行存款
   待工会实际使用时，根据审批单据转入费用科目。
2. 跨期费用调整：当预支款项涉及多个会计期间时，需通过其他应付款科目计提，实际支付时冲销预提金额。
3. 未使用预支款收回：若员工退回未使用的预支款项，直接冲减原债权科目：
   借：银行存款
   贷：其他应收款

实务操作中需强化科目勾稽与凭证管理。建议通过会计软件设置预支申请-审批-核销全流程监控，在现金流量表中单独列示预支款项变动。每月末需核对其他应收款明细账与员工欠款清单，对超期未核销的预支款发起催收流程。值得注意的是，企业若执行《小企业会计准则》，可简化使用其他应收款单一科目核算；但采用《企业会计准则》时，需根据预支期限判断是否需划分至其他流动资产科目。