借支和冲账的会计分录如何正确处理？

在企业日常运营中，借支与冲账是高频发生的经济业务，正确处理这两类业务需要遵循会计恒等式和复式记账原理。借支体现为员工或单位预支款项形成的债权关系，而冲账则是对预支款项的核销或调整过程。根据会计准则，这类业务的核算需通过其他应收款科目进行跟踪管理，并根据实际业务场景选择对应的冲销方式。下面从基础分录到特殊场景展开说明。

一、借支业务的标准化处理

当员工因公务需要预支款项时，会计需通过其他应收款科目记录债权关系。该科目属于资产类账户，借方登记预支金额的增加，贷方登记后续核销或收回的金额。例如员工小王预借差旅费6000元时：借：其他应收款——小王 6000
贷：库存现金/银行存款 6000

此阶段需注意两点：一是借款单据须包含借款人、金额、用途等核心信息；二是需定期清理长期未核销的借支款项，避免形成坏账风险。

二、冲账的三种典型场景及分录

1. 费用报销冲销

当员工实际发生费用并提交报销凭证时，需根据报销金额与原借支金额的差额调整账务。假设小王实际报销5950元并交回50元余款：

• 核销预支款项
  借：管理费用——差旅费 5950
  借：库存现金 50
  贷：其他应收款——小王 6000
• 费用超支补付
  若实际费用为6050元，则需补付差额：
  借：管理费用——差旅费 6050
  贷：其他应收款——小王 6000
  贷：库存现金 50

2. 工资抵扣冲销

对于未及时报销的借支款，可通过工资代扣方式清账。假设次月从小王工资中扣除6000元：借：应付职工薪酬——工资 6000
贷：其他应收款——小王 6000

3. 坏账计提处理

当确认款项无法收回时，需计提坏账损失转入费用科目：借：管理费用——坏账损失
贷：其他应收款——小王

三、特殊业务场景处理

1. 红字冲销法
   发现前期分录错误时，需先按原错误金额用红字冲回，再重新登记正确分录。例如误将差旅费计入办公费：

• 冲销错误凭证：
  借：管理费用——办公费 6000（红字）
  贷：其他应收款——小王 6000（红字）
• 登记正确分录：
  借：管理费用——差旅费 6000
  贷：其他应收款——小王 6000

2. 多部门费用分摊
   若借支款项涉及多个成本中心，需按比例拆分至对应科目。例如生产部门与销售部门共同发生的借支：借：制造费用——差旅费 4000
   借：销售费用——差旅费 2000
   贷：其他应收款——小王 6000

四、实务操作中的注意事项

• 科目匹配原则：费用类科目需根据业务实质选择管理费用、销售费用等明细科目，避免笼统计入其他应收款
• 凭证管理：所有冲账必须附原始发票、审批单据等证明文件，差旅费需提供行程单、住宿票等完整证据链
• 时效性控制：建议设置借支款清理周期（如30天），超期未核销的款项需启动预警机制

通过规范化的会计处理，企业既能准确反映资金流向，又能有效控制预付款项风险。实务中还需结合具体业务场景，在会计准则框架内灵活运用各类冲销方法。