垫付投标报名费的会计分录应如何处理？

企业在为关联方垫付投标报名费时，需通过其他应收款科目进行核算，这类经济业务涉及资金代付与往来款项的核销。与常规投标费用的会计处理不同，垫付行为形成了企业与被垫付方的债权债务关系，需特别注意科目选择与凭证依据的匹配性。

借：其他应收款——XX公司
贷：银行存款/库存现金
该分录记录了企业代付投标报名费时形成的债权。其他应收款属于资产类科目，需明确标注被垫付方名称以区分不同债务人。若资金通过银行转账支付，应使用银行存款；现金支付则对应库存现金科目。

当被垫付方归还款项时，需反向冲销债权：
借：银行存款/库存现金
贷：其他应收款——XX公司
此操作实现了资金回流的账务匹配。若对方以其他形式（如费用发票）冲抵债务，需根据发票性质调整科目：例如中标服务费发票应确认为收入，而非直接冲减其他应收款。

实务中需注意以下操作要点：

• 若投标报名费最终由本企业承担，需在取得费用发票后转入管理费用或销售费用，此时分录为：
  借：管理费用——投标费用
  贷：其他应收款——XX公司
• 若费用归属第三方，需确保取得代付协议等法律文件，避免税务风险

科目选择的依据源于业务实质：

• 预付账款仅适用于本企业为自身投标预先支付的费用
• 其他应收款适用于代付形成的债权，需与自主经营活动产生的预付性质区分

特别提醒：投标保证金与报名费的会计处理存在差异。保证金在招标结束后可收回，通常通过其他应收款核算；而报名费属于不可退回的支出，需根据归属主体确认费用科目。企业应建立清晰的费用审批流程，确保每笔垫付款项均有对应的审批单据和合同依据，以符合会计准则的实质重于形式原则。