公司现金报销的会计分录应如何正确处理？

在企业日常运营中，现金报销的会计处理直接关系到财务核算的准确性与合规性。无论是员工预支差旅费还是后续实际报销，都需要根据业务场景选择恰当的会计科目进行核算。下面将结合不同情境下的典型操作流程，系统梳理现金报销的核心处理逻辑。

预支阶段的会计处理需通过其他应收款科目实现资金流转监控。当员工申请预支现金时，企业需建立债权关系记录。此时的分录为：
借：其他应收款——XX员工
贷：库存现金
这一操作既保持了资金流向的清晰，也为后续报销环节的金额核对奠定基础。例如李明预支5000元差旅费时，企业账目需立即反映该笔资金的性质变化。

实际报销环节需根据费用使用情况动态调整分录。若预支金额全额用于业务支出，应通过冲减债权科目完成核算：
借：管理费用/销售费用——差旅费
贷：其他应收款——XX员工
当存在结余资金时，需同时反映现金回流与费用确认的双重属性：
借：库存现金（结余部分）
借：管理费用——差旅费（实际支出）
贷：其他应收款——XX员工（预支总额）
例如员工报销时交回300元结余，会计处理需同步完成4700元费用确认与300元资金回收。

对于未预支直接报销的业务场景，企业可选择两种核算方式。通过其他应付款科目过渡的方式更利于费用追踪：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应付款——XX员工
实际支付时：
借：其他应付款——XX员工
贷：库存现金
而简化流程则采用直接核算法：
借：管理费用——差旅费
贷：库存现金
前者适用于需要明细管理的企业，后者更适配高频小额报销场景。

特殊情形下的会计处理需关注资金差额调整。当员工垫付超额费用时，应在确认费用的同时补足资金缺口：
借：管理费用——差旅费
贷：其他应收款——XX员工
贷：库存现金（补付金额）
这种处理方式既维护了会计等式的平衡，又准确反映了企业实际成本支出。财务人员在操作时需特别注意原始凭证的完整性与审批流程的合规性，确保每笔报销都能追溯到具体的业务活动。