企业收到垫付款的账务处理涉及哪些核心科目与操作规则？

当企业发生垫付款业务时，会计处理需要严格遵循借贷记账法的基本规则。根据垫付主体和业务性质的不同，账务处理可分为其他应付款与其他应收款两大核心科目体系。这些经济业务的处理不仅影响企业资产负债表结构，更关系到资金流动的合规性，需结合权责发生制原则进行精准核算。

从垫付资金流向来看，主要分为以下两类典型场景：

1. 收到员工/个人垫付资金时，通过其他应付款科目核算

   • 收到垫付现金或银行存款：借：库存现金/银行存款
     贷：其他应付款—某某垫付资金款
   • 归还垫付款项时反向操作：借：其他应付款—某某垫付资金款
     贷：库存现金/银行存款
   • 典型应用场景包括：
     • 员工预支差旅费后报销
     • 股东临时垫付运营资金
     • 业务经办人预支采购款

2. 为外部单位代垫费用时，使用其他应收款科目处理

   • 代垫运费或货款时：借：其他应收款—某单位
     贷：银行存款
   • 收回代垫款项时：借：银行存款
     贷：其他应收款—某单位
   • 特殊业务处理要点：
     • 代垫运费需区分发票归属方
     • 代收代付需保留完整支付凭证
     • 超过一年未收回需计提坏账准备

对于不同业务类型的垫付款，需匹配对应科目进行细化核算：

• 费用类垫付（如差旅费、办公费）：借：管理费用/销售费用
  贷：其他应付款
• 资产采购垫付（含固定资产、存货）：借：固定资产/库存商品
  贷：其他应付款—垫资人
• 增值税进项处理：购入设备200万元示例：借：固定资产166万
  应交税费—应交增值税（进项税）34万
  贷：其他应付款200万

建立规范的备用金制度能有效优化垫付款管理流程：

1. 核定部门备用金额度
2. 拨付时作分录：借：其他应收款—备用金
   贷：银行存款
3. 定期报销核销：借：相关费用科目
   贷：其他应收款—备用金
4. 年末清退超支款项

实务操作中需特别注意三个合规要点：原始凭证需包含垫付人签字确认的说明文件；超过1万元的现金垫付需通过银行转账留痕；关联方垫付需在报表附注中披露往来性质。通过系统化的账务处理，既能清晰反映资金流向，又能规避税务风险，确保企业财务信息的真实性与完整性。