现金短缺时应如何编制会计分录？

企业在日常经营中，现金短缺是常见的财务异常现象。当实际库存现金少于账面金额时，需通过规范的会计处理流程反映这一差异。核心原则是先将差额计入待处理财产损溢科目，待查明原因后根据审批结果调整对应科目。这一过程既体现了会计的谨慎性原则，也为后续责任追溯提供了依据。

一、现金短缺的初步确认分录

发现现金短缺时，需立即编制以下分录进行账务调整：借：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
贷：库存现金
此步骤通过将差额暂挂待处理财产损溢科目，实现账实相符。例如，若盘亏500元，则需冲减库存现金500元并转入待处理科目。

需要特别注意的是：

• 该分录需以现金盘点表为依据，明确记录短缺金额和时间
• 待处理财产损溢属于过渡性科目，期末需结平无余额
• 若涉及外币现金短缺，需按交易日汇率折算后入账

二、原因查明后的账务处理

经管理权限审批后，需根据短缺原因进行差异分配：

1. 责任人赔偿或保险理赔借：其他应收款——某责任人/应收保险赔款
   贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
   例如出纳失误导致300元短缺，则转为应收款项

2. 无法查明原因的短缺借：管理费用——现金短缺
   贷：待处理财产损溢——待处理流动资产损溢
   该处理需严格履行审批程序，并留存责任认定说明等文件

3. 混合型短缺处理若部分可追溯、部分无法查明，需拆分处理：

• 假设500元短缺中300元由责任人承担，200元无法追溯：借：其他应收款——某责任人 300
  借：管理费用 200
  贷：待处理财产损溢 500

三、实务操作注意事项

在具体处理时需关注以下要点：

• 时间要求：所有损溢事项需在期末结账前处理完毕
• 凭证管理：必须附有经签批的现金盘点表、责任认定书等原始凭证
• 科目使用：不得直接冲减收入或计入营业外支出，错误处理示例如：❌ 借：营业外支出
  贷：待处理财产损溢（此为常见误区）
• 赔偿收回处理：若后续收到责任人赔偿现金，需补充分录：借：库存现金
  贷：其他应收款

四、特殊场景处理逻辑

对于复杂业务场景需特殊处理：

• 备用金短缺：若属于定额备用金管理范畴，可直接补足差额无需重复记账
• 跨期发现短缺：需追溯调整原会计期间账目，涉及重大金额的应进行前期差错更正
• 外币现金短缺：需按原交易日汇率计算差额，汇兑损益计入财务费用

通过规范处理现金短缺事项，企业既能保证财务数据的准确性，又能强化内部控制。会计人员在操作中需始终保持职业判断，结合企业具体管理要求进行账务处理，确保符合会计准则和企业制度规定。