如何处理归还代缴住房公积金的会计分录？

企业代缴住房公积金的会计处理涉及应付职工薪酬、其他应收款及银行存款等核心科目。当发生公积金退还或需归还代扣款项时，需根据具体场景调整分录。以下从常规代扣流程和退还场景两方面展开，结合会计科目性质与实务操作逻辑进行详细说明。

在常规代缴流程中，企业需区分单位负担部分和个人负担部分。计提时，单位部分通过应付职工薪酬—住房公积金核算，个人部分则通过其他应收款或其他应付款记录。例如，若员工甲上年收入12万元，企业与个人缴存比例均为8%，则每月代扣分录为：
借：应付职工薪酬—住房公积金（单位部分800元）
借：其他应收款—员工公积金（个人部分800元）
贷：银行存款（合计1600元）
该分录体现了单位与个人的共同缴存义务，同时完成资金划转。

若发生公积金多缴需退还，需区分单位部分冲减与个人部分返还两种场景。对于单位多缴部分，应通过应付职工薪酬科目反向调整：
借：银行存款（正数）
借：应付职工薪酬—公积金（单位部分，负数）
贷：应付职工薪酬—公积金（单位部分，负数）
此操作将退回金额直接冲减原计提的人工成本。个人部分退还则需通过往来科目过渡，例如收到退款时：
借：银行存款
贷：其他应付款—住房公积金个人提取
实际支付员工时再结转：
借：其他应付款—住房公积金个人提取
贷：银行存款/库存现金。

对于已错误入账的公积金代扣，需采用红字冲回法修正。例如原分录误将个人部分计入其他应收款，更正时需先红字冲销原分录，再重新按正确科目记账：
借：应付职工薪酬—住房公积金（红字）
借：其他应收款（红字）
贷：银行存款（红字）
随后补录正确分录，确保科目对应关系清晰。此方法能有效避免账务混乱，同时满足审计留痕要求。

实务中还需注意两项关键原则：一是科目匹配性，个人代扣款项应严格通过其他应收款或其他应付款核算，不得与单位负担部分混用；二是金额确认，需核实社保机构出具的退款通知单，区分单位与个人退费比例。例如某次退回中单位部分占60%、个人占40%，则需分别按比例调整应付职工薪酬与其他应付款科目余额，确保账实相符。