支出现金的会计分录应如何根据业务场景准确处理？

在企业日常经营中，支出现金的会计处理需要根据具体业务场景匹配对应的科目与规则。无论是日常费用支付、员工借款还是异常现金短缺，均需遵循借贷记账法原则，确保账务处理的规范性和可追溯性。下面从常见业务场景切入，结合库存现金流动特点，系统梳理支现的分录逻辑和操作要点。

一、日常经营费用支现的核算

当企业用现金支付办公费、差旅费、采购费等日常开支时，需根据费用性质选择对应科目：

• 借：管理费用/销售费用/制造费用等
  贷：库存现金
  例如，用现金500元购买办公用品的分录为：
  借：管理费用——办公费 500
  贷：库存现金 500
  若涉及多部门费用分摊，可通过多科目并列处理：
• 借：管理费用 300
     销售费用 200
  贷：库存现金 500

二、员工借款与报销的账务联动

员工预支差旅费等借款时，形成其他应收款债权，支现分录为：
借：其他应收款——员工姓名
贷：库存现金
报销时分为两种情况：

1. 全额报销无结余：冲销原借款并确认费用
    借：管理费用——差旅费
    贷：其他应收款——员工姓名
2. 部分报销并退回余款：
    借：管理费用（报销金额）
      库存现金（退回金额）
    贷：其他应收款——员工姓名（原借款总额）
   例如，员工预支3,000元差旅费后报销2,500元并退回500元的分录为：
   借：管理费用 2,500
      库存现金 500
   贷：其他应收款 3,000

三、备用金管理的动态核算

企业设立备用金时，需通过两阶段处理：

1. 备用金拨付阶段：
    借：其他应收款——备用金
    贷：库存现金/银行存款
2. 备用金使用后补足：
    根据实际支出凭证补足金额，分录为：
    借：管理费用等（实际发生费用）
    贷：库存现金（补足金额）
   例如，拨付5,000元备用金后，实际支出4,500元并补足：
    拨付时：
    借：其他应收款——备用金 5,000
    贷：银行存款 5,000
    补足时：
    借：管理费用 4,500
    贷：库存现金 4,500

四、现金短缺与溢余的异常处理

现金清查发现账实不符时，需通过待处理财产损溢科目过渡：

1. 现金短缺：
    审批前：
    借：待处理财产损溢
    贷：库存现金
    审批后根据原因结转：
    - 责任人赔偿：借：其他应收款，贷：待处理财产损溢
    - 无法查明原因：借：管理费用，贷：待处理财产损溢
2. 现金溢余：
    审批前：
    借：库存现金
    贷：待处理财产损溢
    审批后：
    - 应支付款项：借：待处理财产损溢，贷：其他应付款
    - 无法查明来源：借：待处理财产损溢，贷：营业外收入

通过以上分类解析可见，支现业务的分录核心在于准确匹配资金流向与会计科目，同时需结合业务实质判断费用归属。实务操作中，还需注意原始凭证的完整性（如发票、审批单）和现金日记账的及时登记，以保障账务处理的合规性。