药店垫付费的会计处理如何根据不同场景进行分录核算？

在日常经营中，药店常因员工代垫采购款、客户医疗费垫付等场景产生资金流动。这类业务的会计处理需根据垫付性质和资金流向匹配科目，既要准确反映债权债务关系，也要满足税务合规要求。以下从垫付场景、核心科目、操作流程三个维度展开分析。

对于员工代垫采购药品的情况，本质属于企业资金周转行为。垫付时应当确认存货增加与应付债务，此时会计分录为：
借：库存商品（或原材料）
应交税费——应交增值税（进项税额）（取得专票时）
贷：其他应付款——员工姓名
该处理通过其他应付款科目记录企业对员工的债务，同时体现存货入库的资产变动。若后续通过银行转账归还垫付款，则需做冲销分录：
借：其他应付款——员工姓名
贷：银行存款

当涉及代垫客户医疗费用时，药店实质形成对第三方的债权。例如客户紧急购药时资金不足，药店先行支付医药费后向客户追讨。此时应通过以下分录确认债权：
借：其他应收款——客户名称
贷：银行存款/库存现金
这类业务需注意两点：一是需与客户签订书面协议明确垫付责任；二是若款项无法收回，需经审批后转入营业外支出科目核销。

对于长期性垫付项目（如门店房租预付），建议采用权责发生制核算。假设药店为连锁分店垫付季度房租，初始处理应为：
借：长期待摊费用
贷：银行存款
后续按月摊销时：
借：管理费用——租赁费
贷：长期待摊费用
这种方式能更精准匹配费用与受益期间，避免利润表波动。

在报销环节，需区分垫付款项的费用归属部门。例如员工代垫的市场推广费报销：

1. 费用发生时挂账：
   借：销售费用——推广费
   贷：其他应付款——员工姓名
2. 实际支付报销款时：
   借：其他应付款——员工姓名
   贷：银行存款
   这种分步处理既符合费用确认原则，又能清晰追踪资金流向。

需要特别关注的是医药费垫付的税务处理。根据增值税条例，非经营活动代垫费用不属于应税范围，因此无需计提销项税额。但若垫付费用涉及药品销售业务（如代客户支付药款），则需按正常销售流程确认收入并计提税费。

最后强调三个风控要点：①所有垫付必须取得合规票据；②超过一年的垫付款项需重分类至长期应收款/应付款；③定期核对其他应收款账龄，计提坏账准备。通过规范核算流程，药店既能优化现金流管理，又能降低财务合规风险。