每月企业缴纳养老保险的会计分录应如何编制？

企业每月缴纳养老保险的会计处理需遵循权责发生制原则，涉及计提、代扣、缴纳三个核心环节。根据我国现行会计准则，养老保险费用由单位承担部分和个人承担部分共同构成，单位需通过应付职工薪酬和其他应收款/其他应付款科目进行核算。以下从流程分解、科目解析及特殊情形三个维度展开说明。

一、基本流程与会计分录

1. 计提单位承担部分
   借：管理费用—养老保险费（单位部分）
   贷：应付职工薪酬—养老保险费（单位部分）
   此步骤体现企业承担的养老保险义务，需在费用发生当期确认。例如，某月单位应缴纳养老保险10万元，则直接计入当期损益的管理费用科目，同时贷记应付职工薪酬负债科目。

2. 代扣个人承担部分
   发放工资时，企业需从员工应发工资中扣除个人养老保险部分：
   借：应付职工薪酬—工资（应发总额）
   贷：其他应收款—养老保险费（个人部分）
   贷：银行存款/库存现金（实发工资）
   此处其他应收款用于记录企业为员工代垫的养老保险费用，后续需通过缴纳环节收回。

3. 实际缴纳养老保险
   将单位与个人部分合并缴纳至社保机构时：
   借：应付职工薪酬—养老保险费（单位部分）
   借：其他应收款—养老保险费（个人部分）
   贷：银行存款
   该分录完成对负债科目（应付职工薪酬）和资产科目（其他应收款）的冲减，体现资金流出。

二、科目使用要点解析

• 应付职工薪酬：作为负债类科目，其贷方记录企业应承担的养老保险义务，借方反映实际支付行为。若未及时缴纳，贷方余额表示企业欠付的养老保险费用。
• 其他应收款：用于核算代扣代缴的个人部分，属于企业暂时垫付的资金。若当月未完成缴纳，需改用其他应付款科目过渡，待后续缴纳时再结转。
• 管理费用：单位承担的养老保险费用属于期间费用，直接影响当期利润表。根据《企业会计准则》，该科目需按费用性质细分至二级科目。

三、特殊情形处理

1. 当期未缴纳养老保险

   • 计提单位部分：
     借：管理费用—养老保险费
     贷：其他应付款—养老保险费（单位部分）
   • 代扣个人部分：
     借：应付职工薪酬—工资
     贷：其他应付款—养老保险费（个人部分）
     此情形下，负债科目由应付职工薪酬转为其他应付款，体现资金支付延迟。

2. 社保减免政策下的调整
   若因政策减免退回已缴养老保险：
   借：银行存款
   贷：应付职工薪酬—养老保险费（单位部分）
   贷：管理费用—养老保险费（冲减多计提部分）
   该处理需同步调整负债科目和损益科目，确保账务与政策变动一致。

3. 跨期补缴的账务处理
   补缴往期欠缴的养老保险时：
   借：其他应付款—养老保险费（单位及个人部分）
   贷：银行存款
   同时需追溯调整往期管理费用，若涉及以前年度损益，应通过以前年度损益调整科目核算。

四、核算原则与风险提示

企业需严格遵循配比原则，确保费用与所属期间匹配。若错误使用其他应收款和其他应付款科目，可能导致资产负债表项目失真。例如，个人代扣部分若长期挂账其他应收款而未实际缴纳，可能引发审计关注。此外，养老保险的缴费基数需符合当地社保规定，避免因基数不准确导致的税务风险。