备用金报销时的会计分录如何处理？

备用金的报销会计处理需根据企业采用的管理制度（定额备用金或非定额备用金）进行区分，核心在于是否改变其他应收款——备用金科目余额。在实务中，费用科目的确认与现金流动的平衡是关键，不同制度下的核销逻辑直接影响分录的编制方式。

一、定额备用金报销处理
采用定额备用金制度时，备用金账户的金额保持固定，报销时仅需补足已使用的现金。例如行政部门核定备用金5000元，报销办公用品费用2000元时：
借：管理费用 2000
贷：库存现金 2000
该处理不冲减其他应收款——备用金科目，仅通过补充现金维持备用金定额。其特点是：

• 报销流程仅涉及费用科目与现金科目，不调整备用金账户余额
• 原始备用金拨付时已通过借：其他应收款——备用金，贷：库存现金完成初始化
• 适用于频繁小额支出的部门（如行政部门），减少反复审批的行政成本

二、非定额备用金报销处理
非定额备用金制度下，备用金账户余额会随报销动态变化，需根据实际支出金额多退少补。例如销售部门预借3000元，实际报销2500元并交回500元时：
借：管理费用 2500
借：库存现金 500
贷：其他应收款——备用金（销售部门）3000
若超支（如实际支出1780元但预借1600元），则需补足差额：
借：管理费用 1780
贷：其他应收款——备用金 1600
贷：库存现金 180。其要点包括：

• 必须通过其他应收款——备用金科目核销原始借款
• 现金流动需与报销金额完全匹配，体现实报实销原则
• 适用于单次性支出或金额波动较大的业务场景（如差旅费）

三、特殊情形处理
当企业收回备用金或存在未核销款项时，需进行专项处理：

1. 备用金收回：
   借：库存现金
   贷：其他应收款——备用金
   （如行政部门交回3000元备用金）
2. 坏账核销：
   若存在无法收回的备用金（如员工离职未归还），需转入管理费用：
   借：管理费用
   贷：其他应收款——备用金
3. 跨期结转：
   期末未使用备用金仍需保留在其他应收款科目，不得擅自冲减

四、实务操作注意事项

• 科目选择：备用金必须通过其他应收款科目核算，不可直接计入库存现金或银行存款
• 凭证管理：报销时需附发票、审批单等原始凭证，超限额支出需经财务总监或总经理特批
• 时效要求：多数企业规定备用金需在支出后7天内或每月底完成核销
• 内控分离：备用金保管人与使用人应分设，避免挪用风险

通过上述处理逻辑，企业既能保证零星支出的灵活性，又能通过借贷平衡原则确保财务数据的准确性。会计人员在操作中需特别注意区分备用金管理制度类型，避免混淆核销规则导致科目余额异常。